当日満室で宿泊できない事態を回避するため、予め決まっていれば事前に予約するのが望ましく、また一般的である。特に都市部で国際会議や学会、見本市等が開催されている期間中は、近隣のホテルのみならずその都市内のほぼ全ての宿泊施設が軒並み満室となっていることも多く、宿泊できない可能性もある。 また、客室準備の都合や、業界内の慣例としていわゆる「飛び込み客」は歓迎されない傾向があるため（特に一流・高級ホテル）、事前予約はホテルに対するエチケットでもある。自身が宿泊を希望するホテルがすぐ目前にあっても、電話等で事前予約をしてから赴くのが望ましく、またスムーズなチェックインが可能となる（ただし、廉価なビジネスホテル等では「当日空室宿泊プラン」等と称して、飛び込み客を積極的に受け入れる施設もある）。
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以前はホテルの予約係へ直接電話したり、旅行会社の窓口やJRのみどりの窓口で予約し宿泊クーポン券を購入する方法がほとんどであったが、近年はインターネットでの予約も一般化しており、ホテルの公式サイトの他、「じゃらん」や「楽天トラベル」などのような宿泊予約サイトが取り扱うシェアも大きい。これらのサイト経由の予約の場合、ホテルへ直接予約の場合と比べて格安となる場合も多く、人気の要因となっている。割引率はサイトや空室状況、シーズン等によって異なるが、場合によっては通常料金の半額程度にまでなる場合もある。